Inventur im Einzelhandel
Zum Jahresende ist es für viele Unternehmen soweit,
die Inventur steht an. Sie dient der Erstellung der Bilanz und stellt somit einen wichtigen Teil der Buchhaltung dar
Mit der Inventur werden die aktuellen Waren-/ Vermögenswerte und Verbindlichkeiten erfasst.
Spätestens bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt können Diskrepanzen in der Buchführung Konsequenzen mit sich ziehen. Bei einer nicht korrekt durchgeführten Inventur droht die Schätzung des Jahresgewinns durch den Prüfer.
In diesem Beitrag haben wir die wichtigsten Informationen, die Basics zusammengestellt.
Hinweis: In diesem Infobeitrag geht es ausschließlich um die sogenannte körperliche Inventur, speziell die Erfassung der Warenbestände, die für den Verkauf bestimmt sind.
(Die gesetzlichen Vorgaben zum Jahresabschluss gibt es unter folgendem Link Buchführung, Inventar HGB )
Inventur am Beispiel Möbelhandel
Die im Einzelhandel, insbesondere auf der kleinen Fläche gängigste Art der Inventur ist die Stichtagsinventur.
Da bei dieser Inventurart sämtliche Warengüter innerhalb einer sehr kurzen Zeit erfasst werden müssen, eignet sie sich eher für Handelsgeschäfte mit einem relativ kleinem Warenbestand (bis zu 1000 Artikel)
Ein gutes Beispiel hierfür stellt der Möbelhandel im Hochwert-Bereich dar, wo häufig Kommissionsware und Dienstleistungen den Großteil des Auftragsumfangs ausmachen und lediglich eine überschaubare Auswahl an hochwertigen Möbeln bestandsgeführt wird.
Fristen
Bei der zeitnahen Stichtagsinventur gewährt der Gesetzgeber eine Frist von 10 Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag. 2
Das bedeutet, bei einem Stichtag zum 31. Dezember, muss die Inventur spätestens bis zum 10. Januar des Folgejahres durchgeführt worden sein. Veränderungen des Inventars während dieses Zeitraums müssen dokumentiert werden. Zusätzlich dienen Belege der wertmäßigen Rückrechnung oder Fortschreibung.
Inventur Vorbereitung
Um eine Inventur möglichst effizient durchzuführen, ist eine entsprechende Vorbereitung ein wichtiger Teil und der erste Schritt des gesamten Prozesses.
Dazu gehört unter anderem die Personal-, Zeit- und Sachplanung.
Falls der reguläre Geschäftsbetrieb durch die Inventur eingeschränkt oder vollständig aufgehoben werden muss, sollte dies rechtzeitig Kunden und Geschäftspartnern gegenüber kommuniziert werden.
Darüber hinaus müssen die verschiedenen Aufgabenbereiche der Inventur dem Personal zugeteilt werden.
Inventur Ablauf - wichtige Schritte in der Übersicht
- Festlegung Zeitpunkt (Inventur-Stichtag) + Dauer
- Kommunikation intern (Mitarbeiter) und extern (Kunden, Geschäftspartner, Lieferanten)
- Personalplanung für die Zählung / Erfassung
- Festlegung Umfang (räumliche Gliederung. z.B. Verkaufsraum, Lager)
- Aufräumen des Lagers und ggf. Kennzeichnung von Kommissionsware / Fremdwarenbeständen 1, Umlagerungen vor Zählung durchführen
- Erstellung von Inventurlisten (Zähllisten) / Vorbereitung der mobilen Erfassungsgeräte
- Mengenmäßige Erfassung / Zählung
- Übernahme in die Warenwirtschaft
- wertmäßige Erfassung (Bewertung)
Inventur im ERP- / Warenwirtschaftssystem
Mit modernen Warenwirtschaftssystemen kann der Inventur-Ablauf deutlich vereinfacht werden. Die Systeme bieten Flexibilität, beispielsweise durch Korrekturfunktionen für Fehlbuchungen und Transparenz dank Drilldown-Funktionen, Protokollen und Logs. Je nach gewünschter Vorgehensweise können verschiedene zu zählende Warenbereiche (Lagerorte, Warengruppen, etc.) selektiert und den Inventur-Teams zugeteilt werden.
Erfassung per Zähllisten
Um das für die Inventur eingeteilte Personal gezielt einzusetzen, werden im Warenwirtschaftssystem Zähllisten erzeugt, auf denen Artikelnummer / Lagerort bereits vorgedruckt sind
Abhängig vom Warenwirtschaftssystem lassen sich optional verschiedene zusätzliche Informationen wie SOLL-Bestand mit andrucken, der dann mit dem IST-Zustand abgeglichen werden kann.
mobile Inventur = einfach, schnell und sicher
Bei der mobilen Inventur ersetzen Barcode-Scanner handschriftliche Zähllisten. Die auf dem mobilen Endgerät erfassten Daten werden einfach und schnell in das Warenwirtschaftssystem übernommen. Dies bedeutet einen enormen Zeitgewinn, da die Mengenangaben nicht für jeden Artikel einzeln in der Warenwirtschaft eingegeben werden müssen.
Gleichzeitig entfällt das Risiko einer falschen Eingabe.
Wie angenehm eine elektronische Inventurerfassung sein kann, zeigt das Feedback des Einrichtungshauses und marahplus-Partner Meiser Wohnen
nach Abschluss der ersten mobilen Inventur:
Einfacher Jahresabschluss mit intelligenten Warenwirtschaftssystemen
Mit einem festen Workflow, der eine korrekte Buchung sämtlicher Warenbewegungen über das Geschäftsjahr hinweg gewährleistet, wird das Risiko für Diskrepanzen und Fehlbestände zum Jahresende reduziert.
So beinhalten manche Warenwirtschaftssysteme verschiedene Funktionen und Prüfmechanismen, um regelmäßig Bestandsbuchungen zu kontrollieren und beispielsweise Eingabefehler einfach zu ermitteln und zu korrigieren.
Nach Abschluss der mengenmäßigen Bestandsaufnahme folgt die Bewertung der Ware. Hierfür können verschiedene Bewertungsgrundlagen angewendet werden.
Grundsätzlich sind bei einer Inventur alle Warengüter zu bewerten. Es ist jedoch auch möglich, gleichartige Gegenstände anhand eines Durchschnittswertes gruppiert zu bewerten. Im Zweifelsfall empfiehlt sich hier die Abstimmung mit dem Steuerberater.
Auswertungen für bessere Artikelplanung
Neben dem buchhalterischen Aspekt, kann die Inventur auch der Sortimentsoptimierung dienen. Mit den aus der Bestandsaufnahme gewonnenen Informationen, erhält man ein aktuelles Gesamtbild über das Sortiment und die Entwicklungen gegenüber den Vorjahren.
Abhängig vom eingesetzten ERP-System, lassen sich diese Auswertungen zu jeder Zeit im laufenden Geschäftsjahr aufbereiten.
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Fußnoten
1 Hinweis zur Erfassung:
Ware, die bereits für die Auslieferung vorbereitet, für die jedoch noch keine Rechnung erstellt wurde, muss mitgezählt werden, da diese Ware noch nicht vom Bestand abgebucht wurde.
Ware, die beim Lieferanten bestellt und noch nicht geliefert wurde, jedoch bereits mit einer Eingangsrechnung gebucht wurde, muss in der Inventur berücksichtigt werden.
§ 240 “Inventar” HGB , § 242 “Pflicht zur Aufstellung” HGB
2 Bestandsaufnahme des Vorratsvermögens § 5 – R 5.3 EStH 2016
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