Seit 1.1.07 gelten die Formvorschriften für geschäftlichen Schriftverkehr auch für geschäftliche E-Mails. Gut lesbar müssen in der E-Mail

– die Firmenbezeichnung, 
– der Rechtsformzusatz, 
– Name des Unternehmers bzw. des/der Geschäftsführer(s) oder Vorstands- bzw. Aufsichtsratsvorsitzenden,
– die Anschrift und 
– die Handelsregisternummer enthalten sein.

Die neue Regelung gilt für alle eingetragenen Firmen, also Kapitalgesellschaften (GmbHs und AGs), im Handelsregister eingetragene Personengesellschaften (OHGs und KGs) sowie für eingetragene Einzelunternehmer (e.K.). Nicht betroffen sind die meisten Freiberufler, Einzelunternehmer und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR).

In den Paragraphen 37a HGB und 125a HGB, 35a GmbH-Gesetz sowie 80 Abs. 1 Aktiengesetz führt der Gesetzgeber aus, dass E-Mails und konventionelle postalische Schreiben in der geschäftlichen Korrespondenz grundsätzlich als gleichwertig zu betrachten sind.

Angaben über die telefonische Erreichbarkeit müssen nicht enthalten sein. Auch gibt es keine Vorschriften -“ wie bei Geschäftsbriefen auch -“ an welcher Stelle die Informationen stehen.
Am besten schreibt man sie in die Signatur.

Hier ein Beispiel für eine rechtlich einwandfreie Muster-Signatur: