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EU Datenschutz-Grundverordnung – es gibt viel zu tun. Packen wir’s an!

Am 25. Mai 2018 kommt die neue EU Datenschutz-Grundverordnung – marahplus hilft.

 

Der Konsument in uns freut sich über die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Behält man doch – zumindest theoretisch – die Kontrolle über die Daten, die man an Unternehmen weitergibt. Der Unternehmer in uns sieht die konkreten Vorgaben der Verordnung jedoch kritischer. Weil der Aufwand riesengroß und zunächst unübersichtlich scheint.

 

Ein Beispiel: Ein Interessent kommt in ein Einrichtungshaus und lässt sich beraten. Nach einem vielversprechenden Verkaufsgespräch möchte er ein Angebot erhalten und hinterlässt dafür seine Daten. Wo soll da ein Problem mit dem Datenschutz sein? Bei der Abfrage seiner Daten im Gespräch, das ein anderer Besucher zufällig mithören könnte. Bei den angezeigten Daten auf dem Monitor. Bei den Unterlagen, die auf dem Beratungstisch liegen. Kurz: Bei allem, was von anderen Kunden zufällig gesehen oder gehört werden könnte.

 

Weil die DSGVO in allen Prozessabläufen greift, in denen personenbezogene Daten – auch die von Mitarbeitern – im Spiel sind, geht es nach der Erfassung der Daten weiter mit den Fallstricken: Wie dürfen diese Daten bearbeitet werden? Wofür genau dürfen sie verwendet werden? Wofür hat der Kunde sein Einverständnis gegeben? Wann dürfen sie an Dritte weitergegeben werden? Werden Daten erfasst, die nicht unbedingt notwendig sind? Und kann ich jedem Kunden zu jeder Zeit genau sagen, welche Daten ich von ihm habe und was mit diesen genau geschieht?

 

Zu den Daten, die unter den – ab dem 25. Mai 2018 – stark erweiterten Schutz fallen, gehören dabei nicht nur Name, Adresse, Telefonnummer etc., sondern auch die harmlose Ansprache “Frau” oder “Herr” und sogar die Kauf-Historie des einzelnen Kunden. Damit hat die DSGVO bei jeder Kundenbestellung, jeder E-Mail-Kampagne und vielem mehr ein Auge auf die korrekte Nutzung der Daten. Und droht bei Verstößen mit einer Geldbuße von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 %! des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes!

 

Für Unternehmer ist es wichtig, sich rechtzeitig über die DSGVO zu informieren und zu ermitteln, welche Konsequenzen sie für den Geschäftsbetrieb hat. Wichtigste Maßnahme ist die Sensibilisierung und Information der Mitarbeiter. Helfen soll ein Datenschutzbeauftragter, den die DSGVO für jedes Unternehmen ab 10 Mitarbeitern fordert. Doch wie Detlef Held, Geschäftsführer von Sauter + Held zusammenfasst: “Es ist unmöglich, jeden Mitarbeiter zum Daten-Sicherheitsexperten auszubilden. Deshalb gilt es, die Datensicherheit und den Schutz der Kundendaten systematisch zu optimieren“. Mit der ERP-Lösung marahplus kann sich der Unternehmer bestens vorbereiten, weil Funktionen wie die Rechtevergabe, die Erfassungsmöglichkeit für Nutzungseinwilligungen, eine hohe Passwortsicherheit und vieles mehr bei der Einhaltung der DSGVO unterstützen.

 

Für die konkrete Umsetzung haben die Stuttgarter Software-Spezialisten den 3plus-Fahrplan entwickelt:

1. Inventur: Welche personenbezogenen Daten unserer Kunden haben wir? Wie werden sie genutzt? Wer greift auf sie zu?
2. Prozess: Aufbau neuer Strukturen, um interne Abläufe zu kontrollieren, Datenschutzprobleme zu verhindern oder sie zu erkennen und abzustellen.
3. Check: Wie werden die Daten und Systeme analysiert? Werden die Vorgaben eingehalten? Gibt es Risiken?
+ Rapport: Für den Fall, dass Kunden Auskunft über ihre Daten verlangen

 

Mehr Informationen zu den Datenschutzfunktionen von marahplus, dem 3plus-Fahrplan DSGVO und weitere Tipps rund um das Thema Datenschutz gibt es live bei Sauter + Held auf der imm cologne 2018, Stand Boulevard 016.

 

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Links

sauter-held.de/imm

Büro 4.0 – digital, übersichtlich, effizient

 

Wie kann ich trotz steigendem Abwicklungsaufwand mit einem herausragenden Service bei meinen Kunden punkten? Und das, ohne die Arbeitszeit oder Mitarbeiterzahl zu erhöhen, geschweige denn die Kosten. Der Geschäftsführer eines mittelständischen Einrichtungshauses Paul H. und sein Team machen vor, was in naher Zukunft viele Nachahmer finden wird – einfach deshalb, weil es so einfach ist: Das Unternehmen arbeitet digital. Mit der Sicherheit, auch papierlos jederzeit über alle relevanten Informationen zu verfügen, ohne Auftragsmappen und Notizzettel auf dem Schreibtisch.

 

Paul H. hat marahplus im Einsatz, die ERP-Lösung von Sauter + Held. Die Stuttgarter Softwareschmiede unterstützt insbesondere Kunden aus dem Möbelhandel dabei, ihre täglichen Prozesse schlanker, transparenter und damit effizienter zu gestalten. Rund 30 virtuelle marahplus Assistentinnen stellen rund um die Uhr ihre Dienste zur Verfügung, für die Auftragsbearbeitung, Planung, Warenverkehr und vieles mehr. Als zentrale Anlaufstelle fungiert das Infocenter, die digitale Auftragsmappe von marahplus. Sämtliche Informationen zu den jeweiligen Belegen stehen hier digital und zentral sowie übersichtlich strukturiert zur Verfügung – es liegt quasi alles in einem Fach. Auf dieses können alle beteiligten Mitarbeiter zugreifen und somit direkter kommunizieren, schneller auf Veränderungen reagieren und jederzeit Auskunft geben. Das freut die Kunden – und senkt gleichzeitig den Verwaltungs- und Archivierungsaufwand.

 

 

Wie geht das konkret?

Im marahplus Infocenter gewinnen Mitarbeiter einen schnellen und vollständigen Überblick über den Auftrag und über die einzelnen Positionen inklusive Menge, EK-/VK-Preis, den Status von Bestellung, Lieferung sowie Zahlungen und vieles mehr. Für tiefer gehende Informationen kann auf den Lieferanten-, Kunden- oder Artikelstamm zugegriffen werden, um beispielsweise über hinterlegte Adressdaten direkt mit den Ansprechpartnern in Kontakt zu treten. Über die Beleghistorie kann exakt nachvollzogen werden, wer, was, wann erledigt hat oder was zu welchem Zeitpunkt noch getan werden muss. Ebenso übersichtlich ist dargestellt, wann Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Wareneingänge sowie gegebenenfalls Servicefälle eingegangen sind. Alle zum Beleg gehörenden Informationen wie Skizzen, Fotos, Scans oder auch E-Mails etc. werden in der digitalen Hängemappe abgelegt. So gehen wichtige Dokumente nicht in Papierstapeln unter, sondern bleiben für jeden leicht auffindbar.

 

Karlheinz Binder, Projektmanager bei Sauter + Held, fasst die Vorzüge des marahplus Infocenters folgendermaßen zusammen: “Mit der digitalisierten Auftragsmappe bieten wir den vollständigen Überblick über alle Details im Belegfluss. Die Auftragsabwicklung wird transparenter und effizienter, gleichzeitig werden Abläufe in Verwaltung und Archivierung verschlankt – ein wichtiger Schritt in Richtung digitalisiertes und damit zukunftorientiertes Unternehmen.

 

Mach jetzt den Schritt in eine digitale Zukunft
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marahplus im Einsatz bei “Der neue Hülsbusch”

 

Möbel zum Schöner Wohnen
Mit einer Ausstellungsfläche von 10.000 m² zählt “Der neue Hülsbusch” am Standort Weinböhla – zwischen Dresden und Meißen – zu einem der größten Möbelhäuser der Region. Von Wohn- und Schlafmöbeln, über Polstermöbel bis hin zur modernen Einbauküche bietet das Einrichtungshaus seinen Kunden eine breitgefächerte Produktvielfalt mit hochwertigen Möbeln namhafter Hersteller. Egal ob Designermöbel oder Landhausstil, hier gibt es für jeden Geschmack eine passende Auswahl.

 

Einrichtungsberater mit umfangreichen Produktkenntnissen und fachlichem Know-How sorgen für persönliche und professionelle Beratung. Farb- und Designberatung, Grundrissplanung, Perspektivzeichnungen sowie eine abgestimmte und pünktliche Lieferung der Ware sind nur einige der Serviceleistungen des erfahrenen Teams um Jan Hülsbusch.

 

Ein weiteres Highlight ist der Online-Küchenplaner. Hier können Kunden mit dem kostenlosen 3D-Planer schnell und bequem ihre Wunschküche gestalten. In Kombination mit fachlich kompetenten Ansprechpartnern rund um die Küche steht so der persönlichen Traumküche nichts mehr im Weg.

 

Digitales Arbeiten einFach gemacht

Mit marahplus und marahplus rw7, der Warenwirtschaft- und Rechnungswesensoftware von Sauter + Held, ist das Einrichtungshaus auch hinter den Kulissen bestens gerüstet. Bereits seit über 10 Jahren sorgen 30 virtuelle Software Assistenten für reibungslose, schlanke Prozesse sowie strukturierte und organisierte Abläufe in allen betrieblichen Bereichen. Die intelligente Verbindung von Warenwirtschaft und Rechnungswesen bietet eine einfache Anwendung sowie transparente und zuverlässige Unternehmensdaten dank Drill-Down Funktionen, Grafiken und Tabellen.

 

marahplus Infocenter – die digitale Auftragsmappe

Für eine verlässliche Grundlage in der Auftragsbearbeitung sorgt das marahplus Infocenter. Es fungiert als digitale Auftragsmappe und liefert alle Kunden- und Lieferantendaten, Artikeldetails mit Lieferstatus sowie die gesamten Dokumente zu einem Vorgang auf einen Blick. So weiß jeder über alle Schritte im Belegfluss Bescheid und kann jederzeit Auskunft geben.

 

Wir wünschen unserem marahplus Partner viel Erfolg für die Zukunft und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.

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Willkommen im digitalen Zeitalter – so einfach geht Buchhaltung

 

Britta M. erkennt sich selbst nicht wieder. Wenn heute “Eingangsrechnungen bearbeiten” auf ihrer To-do-Liste steht, kommt (fast) Freude auf. Was einst lästiger Papierkram war und nicht selten hinausgeschoben wurde, geht ihr heute ganz leicht von der Hand, besser gesagt, es geht nahezu automatisch. Sie benötigt nur noch einen Bruchteil der Zeit, den sie früher für die Dateneingabe aufwenden musste. Nichts geht mehr verloren, weder Rechnungsdokumente noch Skontoabzüge. So erledigt sie alles bestens gelaunt und hat mehr Zeit für andere Dinge.

 

Das Geheimnis ihrer Gelassenheit liegt in der Wahl der Mittel. Denn sie lässt sich gut und gerne unterstützen von der Buchhaltungsassistentin der ERP-Lösung marahplus von Sauter + Held. Dieses Software-Modul erfasst per Texterkennung (OCR) digitale Eingangsrechnungen. Und zwar unabhängig davon, ob diese bereits in elektronischer Form vorliegen oder eine Papierrechnung gescannt und als PDF gespeichert wird. Mit Spürsinn und Geschick erkennt und erfasst die virtuelle Unterstützung Texte jeder Art.

 

 

Sie kann jedoch viel mehr als das: Belege werden inhaltlich (nach Datum, Betrag, Absender etc.) und formal geprüft, zur Freigabe je nach Rechnungssumme und Zuständigkeit verteilt und entsprechend kontiert. Ihrer unglaublichen Kommunikationsfähigkeit ist es zu verdanken, dass sie enge Kontakte zur Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und zu anderen Unternehmensbereichen pflegt und es für sie ein Leichtes ist, entsprechende Verknüpfungen herzustellen. Zudem ist die virtuelle Buchhaltungsassistentin extrem lernwillig. Sich wiederholende, gleich aufgebaute Belege behält sie im Gedächtnis, wenn der Bearbeiter die entsprechenden Bereiche definiert. Genauso kann mit bestimmten Suchbegriffen gearbeitet werden, einer Kombination aus verschiedenen Stichwörtern oder einer Text-Zahlen-Kombination. Befindet sich auf dem Beleg beispielsweise eine Autonummer, kann diese nach entsprechendem “Training” sofort dem jeweiligen Fahrer, Mitarbeiter oder einer Kostenstelle zugeordnet werden. Dank der kontinuierlichen Weiterentwicklung wird ihre Mitarbeit also immer wertvoller.

 

Ein elementar wichtiger Aspekt in der Buchhaltung ist es mittlerweile, den gesetzlichen Anforderungen zur elektronischen Archivierung nachzukommen. Mithilfe der Buchhaltungsassistentin können Anwender sicher sein, dass kein Dokument verloren geht, es eindeutig gefunden und reproduziert sowie unveränderbar – und damit gesetzeskonform – archiviert werden kann. Alle Änderungen werden zusätzlich im elektronischen Archivsystem protokolliert und erst nach der Aufbewahrungsfrist vernichtet. Das und vieles mehr bieten Sicherheit und Transparenz in buchhalterischen Abläufen.

 

Henning Richter, Projektmanager bei Sauter + Held bringt die Qualifikation der marahplus Buchhaltungsassistentin abschließend auf den Punkt: “Unsere virtuelle Buchhaltungsassistentin spart Zeit und die Nutzer gewinnen sowohl in gesetzlicher als auch in finanzieller Hinsicht. Denn dank schneller (Freigabe-) Prozesse können zum Beispiel Skonti zuverlässig genutzt werden.”

 

 

 

Möchtest du dein Rechnungseingangsmanagement digital abwickeln und unsere virtuelle Buchhaltungsassistentin näher kennenlernen?

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Möbel Polt arbeitet weiterhin mit marahplus

 

Zuverlässigkeit und Engagement seit 1928

Auf inzwischen über 3.000m² Ausstellungsfläche begeistert Möbel Polt in Niederösterreich seine Kunden mit einer großen Auswahl an hochwertigen Markenmöbeln und bietet Inspirationen für ein gehobenes Wohngefühl.

 

Ein Team aus hervorragend ausgebildeten Fachkräften in Produktion, Beratung und Montage unterstützt die Kunden beim Gestalten und Realisieren ihrer ganz persönlichen Wohnräume. Geschmack und persönliche Vorlieben der Kunden stehen dabei stets im Mittelpunkt aller Planungen. Auf Wunsch können jederzeit individuelle Unikate, Maßanfertigungen und Komplettlösungen in der hauseigenen Tischlerei angefertigt werden.

 

 

Traumküchen mit Qualitätsmarken Garantie

Großzügige Wohnküchen, elegante Designerstücke oder funktionelle Kochzeilen – im Möbel Polt Küchenstudio findet jeder seine individuelle Traumküche. Mit der ihrer Qualitätsmarke “die möbelpolt küche” werden von den Küchenspezialisten durchdachte Raumlösungen mit vielen Details gestaltet.

 

Virtuelle marahplus Assistenten verstärken das Team

Bereits seit vielen Jahren vertraut das Einrichtungshaus auf die ERP-Software von Sauter + Held. Auch in Zukunft erhält das Team um Andreas Polt tatkräftige Unterstützung durch die 30 virtuellen marahplus Assistenten. Von der digitalen Archivierung über den Datenaustausch mit Planungssystemen bis hin zur Buchung von Zahlungsvorschlägen in der Finanzbuchhaltung – Geschäftsprozesse werden zeitsparend und zuverlässig organisiert und kontrolliert. So gewinnen die Mitarbeiter Zeit und können sich voll und ganz dem Kerngeschäft widmen.

 

Wir wünschen unserem marahplus Partner viel Erfolg für die Zukunft und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.

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Spatenstich für neue Sauter+Held Firmengebäude

Das Gewerbegebiet Erlenhof in Berglen. Moderne Firmengebäude in attraktiver Lage, umgeben von ansprechender Landschaft –
und mittendrin die Softwarespezialisten von Sauter + Held.

 

Am Freitag, den 02.06.2017 feierten wir den langersehnten Spatenstich für unseren neuen Firmensitz in Berglen.
Bei bestem Wetter gaben Thomas Sauter und Steffen Debatin gemeinsam mit Bürgermeister Maximilian Friedrich den Startschuss für drei moderne innovative Bürogebäude. In Zusammenarbeit mit der Firma HUF HAUS entsteht auf einem rund 3.400m² großen Areal eine helle und offene Arbeitslandschaft, die sich um ausladende Grünflächen inklusive Teichanlage gruppieren.

 

v.l.n.r.
Steffen Debatin (S+H), Birgit Edelmann (S+H), Diana Jäger (HUF HAUS), Lara Vogel (S+H),
Maximilian Friedrich (Bürgermeister), Thomas Sauter (S+H), Andrea Sauter (S+H)

Wir freuen uns schon darauf, unseren neuen Standort in Berglen zu beziehen und unsere neuen Firmengebäude zu präsentieren.

Möbel Döbber ist neuer marahplus Partner

Schönes für drinnen und draußen
Seit 110 Jahren präsentiert Möbel Döbber in Haltern am See feine Naturholzmöbel, schöne Polster und besondere Accessoires. In dem bereits in vierter Generation geführten Einrichtungshaus haben Kunden die Möglichkeit, frische Ideen und neue Kollektion zu entdecken, die mit viel Liebe und hochwertigen Materialien unter besten Arbeitsbedingungen hergestellt werden.

Das Unternehmen punktet mit sorgfältig ausgewählten Ausstellungsstücken in den Bereichen Wohnen, Schlafen, Speisen und Accessoires sowie mit ihrer hauseigenen Tischlerei und Polsterei. Das Team aus erfahrenen Tischlern fertigt individuelle Möbel aus heimischen Massivhölzern, die perfekt zu Kunden und Räumlichkeiten passen und sorgt mit einer großen Auswahl an Stoffen und Leder für den perfekten Anzug von Polstermöbeln.

 

 

marahplus bringt komplexe Abläufe auf den Punkt
Mit dem ERP-System marahplus von Sauter + Held setzt das Team um die Geschwister Judith und Jakob Döbber ab sofort auf eine innovative Softwarelösung. Eine einheitliche Datenbasis, automatisierte Prozesse, durchgängige Informationen sowie ein aussagekräftiges Berichtswesen mit Echtzeit-Daten sorgen zukünftig für eine noch bessere Zusammenarbeit im Unternehmen.

 

Die 30 virtuellen marahplus Assistenten unterstützen den betrieblichen Leistungsprozess in allen Bereichen und reduzieren den Verwaltungsaufwand. Egal ob digitale Archivierung, Integration von Planungssystemen, Suchmaschine und Auftragsbearbeitung, Kasse oder CRM – Prozesse und Software werden auf intelligente Weise miteinander vernetzt.

 

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit unserem neuen marahplus Partner und wünschen dem Team von Möbel Döbber für die Zukunft viel Erfolg.

 

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Die perfekte Assistentin? Weiß genau was du brauchst

Anna und Jonas K. schauen sich ungläubig an. Sogar als nach langem Hin und Her die Büroausstattung im geplanten Haus noch einmal komplett geändert und zudem separat abgerechnet werden soll, behält die Verkaufsberaterin den vollen Überblick und fragt lächelnd und ehrlich interessiert, ob jetzt alle Anforderungen erfüllt sind oder noch weitere Wünsche zu berücksichtigen wären. Was also ist ihr Geheimrezept? Joga, Meditation, Bachblütentherapie …

 

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